Das heutige Gold Digitalisierung

Software und ihr Nutzen

Die Anwendungen, auch Programme oder Software genannt, gestalten erst den Nutzen für uns. Zwar ist es natürlich schön ein Notebook mit einem Betriebssystem zu haben, aber einen großartigen Mehrwert für uns und unser Unternehmen bringen sie nicht. Dieser kommt erst mit Programmen, wie einer Office Suite. Ben ist großer Fan von Excel, weil er dort einen Großteil seiner Abrechnungen sehr einfach automatisieren kann. Auch andere Arbeiten lassen sich mit Office automatisch bewerkstelligen, wie zum Beispiel Serienbriefe. Um in einem großen Unternehmen mit komplexen Prozessen umgehen zu können, werden die Anwendungen sehr wahrscheinlich programmiert oder angepasst, um den Wünschen des Unternehmens zu entsprechen. Das schauen wir uns später noch im Detail an. Für den Anfang hat Ben sich folgende Software installiert:

  • Eine Entwicklungsumgebung für die Programmierung von Anwendungen (Visual Code und Visual Studio),
  • Microsoft Office [kostenlose Alternative: LibreOffice und Thunderbird (E-Mail) mit Lightning (Kalender)],
  • Putty und WinSCP (Programme für die Kommunikation zu Ben´s Linux Servern,
  • Chrome von Google als Webbrowser,
  • Affinity Designer als Grafikprogramm,
  • Avira AntiVir als Antivirenprogramm.

Beim Antivirenprogramm gibt es verschiedene Diskussionen, ob ein solches Programm nötig oder schädlich ist. Es wird darüber gestritten, ob es einen Mehrwert bietet eine Antivirensoftware auf dem Computer laufen zu lassen, die selbst Schwachstellen durch Programmierfehler oder veraltete Komponenten besitzen kann. Richtig ist, dass Antivirenprogramme am besten die bekannten Viren finden, neuartige Viren jedoch eher schwer aufspüren. Stellen Sie sich an dieser Stelle einen Kunden vor, der von einem Dienstleister eine E-Mail samt Virus erhält und auf seinem Bildschirm die Meldung „Virus entdeckt“ erhält, weil sein Antivirenprogramm den Virus erkannt hat und beim Dienstleister keines läuft. Im schlimmsten Fall verliert der Dienstleister so diesen Kunden. Bei mir läuft stets ein Antivirenprogramm, auch weil mir die Vorstellung gefällt, wenigstens gegen die bekannten Bedrohungen geschützt zu sein.

 

Bürosoftware im Fokus

Aus meiner Erfahrung sind Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Access der erste Schritt in der Digitalisierung von Prozessen. Hier kommt der Anwender auch zum ersten Mal mit dem Programmieren (von Makros) in Berührung. Ein Makro ist eine Art Unterprogramm-Variante, die unter einer bestimmten Bezeichnung (dem Makronamen) eine zusammengefasste Folge von Anweisungen oder Deklarationen enthält, um diese Abfolge (anstelle der Einzelanweisungen, meist an mehreren Stellen im Programm) mit nur einem einfachen Aufruf ausführen zu können. Das Makro führt dann alle im Makro enthaltenen Anweisungen automatisch an der Programmstelle aus, an der es codiert wurde. Durch Makros kann der Anwender seine Anweisungen beschreiben und Abläufe so automatisieren. Der Zweck der einzelnen Anwendungen ist dabei vielfältig.

 

Word

Word ist ein Textverarbeitungsprogramm von Microsoft. Die Software Writer ist das Gegenstück der LibreOffice Suite. Sie können mit den Programmen Dokumente erstellen, formatieren und in verschiedenen Formaten abspeichern und veröffentlichen. Mögliche Automatisierungen sind beispielsweise Vorlagen für Dokumente (Urlaubsscheine, Rechnungen…), Serienbriefe, die Erstellung von selbst aktualisierenden Verzeichnissen (Inhalts-, Abbildungsverzeichnis…) und Daten (Seitenzahlen, Datum…).

 

Excel

Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft. Das Programm Calc ist das Gegenstück der LibreOffice Suite. Sie können mit beiden Programmen Arbeitsmappen mit Tabellen erstellen, den Text formatieren, Formeln hinterlegen und in verschiedenen Formaten abspeichern und veröffentlichen. Excel ist sehr mächtig und bietet durch die Formeln eine Vielzahl an Automatisierungsmöglichkeiten an. Sie können in Abhängigkeit zu bestimmten Werten (Wenn der Wert in der ersten Spalte > 10 ist) Texte einfärben (bedingte Formatierung) oder komplizierte Berechnungen automatisieren. Gerade für Listen, wie beispielsweise einem Projektplan ist Excel ein sehr guter Anfang, wenn noch kein spezialisiertes Programm zur Verfügung steht.

 

PowerPoint

PowerPoint ist ein Präsentationsprogramm von Microsoft. Die Software Impress ist dazu das Gegenstück der LibreOffice Suite. Sie können mit beiden Programmen Präsentationen erstellen, formatieren und in verschiedenen Formaten abspeichern und veröffentlichen. Auch PowerPoint bietet Möglichkeiten zu automatisieren. Sie können durch die enthaltenen Werkzeuge schnell Inhalte visualisieren und Daten aufbereiten. Durch Animationen lassen sich auch komplizierte Sachverhalte durch einen animierten Ablauf einfach darstellen.

 

Outlook

Outlook ist ein Programm von Microsoft zum Empfangen und Versenden von E-Mails sowie zum Verwalten von Terminen, Kontakten, Aufgaben und Notizen. Das Programm Thunderbird ist eine von vielen möglichen Alternativen. Outlook lässt sich gut zum Zeit- und Aufgabenmanagement einsetzen. Durch sogenannte Regeln ist auch hier die Automatisierung von Prozessen möglich. Zum Anfang ist mit Outlook auch ein gutes Kundenmanagement möglich.

 

Access

Access ist eine Entwicklungs- und Datenbankumgebung von Microsoft. Das Programm Base ist das Gegenstück der LibreOffice Suite. Sie können mit einer grafischen Benutzeroberfläche Daten hinzufügen, ändern, löschen und abfragen. Außerdem lassen sich Tabellen anlegen, die Sie in Beziehung zueinander bringen können, zum Bespiel die Tabelle Rechnungen zur Tabelle Kunden. Jede Rechnung hat dann einen Kunden. Sie haben dann die Möglichkeit vielfältige Abfragen zu tätigen und Ihre Daten zu verarbeiten. Access bietet Ihnen viele Möglichkeiten Ihre Tätigkeiten zu automatisieren, da auch durch die Makros viel an Funktionalität gegeben ist.

Nächste Seite – Sicherung

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.